Código de Ética de Ecovalores

Introducción

Vigeo-Eiris se enorgullece de su independencia e integridad. Tiene la responsabilidad y está comprometido a asegurar que el trabajo que el personal realiza reflejen los más altos los estándares de profesionalismo. Este código de conducta proporciona los lineamientos y estándares esperados por todo el personal de Vigeo-Eiris incluyendo personal temporal y becarios. Se espera que también los socios de Vigeo-Eiris actúen de acuerdo a este. Los elementos del código han sido parte de la práctica de Vigeo-Eiris en los años anteriores y están siendo formalizados en un código en este instrumento.


Conocimiento del Código y Violaciones

Los gerentes deben asegurarse que su personal tenga conocimiento de su responsabilidade de seguir el código. En el mismo espíritu, el personal debe familiarizarse con este código y asegurarse de que se apliquen estas premisas. Todos los elementos del Código de Ética deben considerarse como aplicables para todo el personal aunque en la práctica algunos aspectos , como analizar  compañías, serán más relevantes para algunas personas que para otras.

Cualquier duda referente a la aplicación del Código debe ser escalada con el gerente en línea directa de la persona en cuestión. Si esto no resulta apropiado entonces el asunto debe ser escalado con el siguiente nivel en la misma línea de autoridad. La falta de cumplimiento con el código puede provocar que el asunto sea dirigido y resuelto a través de los procedimientos disciplinarios de Vigeo-Eiris.

Análisis de empresas

Debemos analizar a las empresas objetivamente

Los analistas deben de analizar e interpretar los datos de las empresas honesta e imparcialmente y de acuerdo con la metodología de análisis aprobada por Vigeo-Eiris. El personal no debe aceptar ninguna sugerencia ni sucumbir a ninguna presión o manipulación de cualquier fuente para evaluar empresas de ninguna manera que no sea objetivamente. Cualquier intento de ejercer presión sobre los analistas debe ser reportado al gerente en línea. La persona será, entonces, guiada por su gerente en línea, después que éste haya investigado el asunto (incluyendo haber escuchado las visiones de cualquier otro miembro del personal involucrado).

Conflictos de interés cuando se analizan empresas

Existen varias situaciones que pueden impedir que un analista analice a una compañía en particular. Estas incluyen:

  1. El haber trabajado en la compañía en cuestión en los últimos seis meses
  2. Tener una relación cercana (esposo (a), socio, padre, hermano o descendiente) que trabaje para o tenga un interés importante en dicha compañía.
  3. En el caso que el analista tenga participación accionaria directa en la compañía analizada sin haberlo declarado con su gerente en línea (ver abajo).
  4. Tener una relación cercana con la competencia de la compañía que está siendo analizada.

Si un miembro del personal no está seguro si determinada relación particular con una compañía es motivo para prestarle atención debe escalar el asunto inmediatamente con su gerente en línea, quien deberá verificar con el encargado de normatividad en caso necesario. Debe mantenerse un registro de todos los potenciales conflictos de interés y de cómo han sido atendidos. Los conflictos percibidos, potenciales y reales merecen todos atención.

Trato igualitario para las compañías

Todas las compañías deben ser analizadas de la misma manera siguiendo la metodología de análisis de Vigeo-Eiris y las directrices establecidas. Las compañías no deben ser tratadas de una manera más favorable por alguna especie de relación especial, por ejemplo: si la compañía es también un cliente de Vigeo-Eiris o proveedor de bienes y servicios. Si un analista cree que una compañía está ejerciendo una presión excesiva sobre él, debe referir el asunto al gerente en línea directa.

Analizando compañías que son también clientes

Es vital en estos casos  que se mantenga la separación de trabajo muy clara entre el equipo de clientes y el equipo de análisis. Los integrantes del equipo de clientes no deben tener contacto con personal como el jefe del área de Responsabilidad Social o la cabeza del área de Sustentabilidad u otro personal corporativo que proporcionan y tienen comunicación con Vigeo-Eiris entregando datos. Este es el papel del equipo de análisis. Puede aplicarse una excepción, cuando sea apropiado para los integrantes del equipo de clientes hablar con el personal de Responsabilidad Social para aclarar si un esquema de pensiones de la compañía está enfocado en el desarrollo de inversiones socialmente responsables. Si la persona del equipo tiene algunas dudas debe consultarla con su gerente en línea.

  • Objeción de conciencia

Cuando la investigación  y otras actividades relacionadas pudiesen tener conflicto con creencias individuales personales o valores, dicho individuo puede solicitar no realizar trabajos en dicha área. Dichos asuntos deben ser escalados con el gerente en línea de la persona.

Conocimiento de las Compañías

  • Posesión de acciones

Vigeo-Eiris no deben poseer directamente acciones de ninguna compañía que la organización como un todo analice.

Los analistas tienen prohibido analizar compañías en las que directamente posean acciones sin haberlo declarado a su gerente en línea y al encargado de normatividad. La declaración puede hacerse con confianza. Donde dicha propiedad ha sido declarada se deberá discutir con su gerente en línea y encargado de normatividad quienes tendrán la visión de permitir analizar a la compañía en cuestión o si el trabajo debe pasar a otro analista. Esta decisión debe ser registrada por el encargado de normatividad. Si después de la declaración de posesión de acciones el analista es autorizado a continuar el análisis de dicha compañía entonces el gerente en línea debe organizar que se lleve a cabo una doble verificación del análisis terminado para asegurarse de que no ocurra algún sesgo o influencia y registrar los resultados de las verificaciones.

La propiedad indirecta de acciones a través de fondos es aceptable para la organización y los integrantes del equipo. Si algún integrante del equipo tiene dudas respecto a esto debe comentarlo con su gerente en línea el cuál puede consultarlo con el encargado de normatividad en caso necesario.

Información privilegiada

El personal no deberá nunca hacer tratos o animar a otros que lo hagan en base a poseer información no pública o de alto valor. Si el personal accede a dicho información debido a su trabajo en Vigeo-Eiris deben mantenerla confidencial y no debe bajo ninguna circunstancia utilizarla para beneficio financiero personal. Si una persona del equipo considera que la compañía le ha proporcionado información valiosa que no está en el dominio público, debe informarlo al encargado de normatividad inmediatamente y señalarlo a la compañía en cuestión.

Trabajando con clientes

  • Competencia leal

Los negocios nuevos deben ser competidos vigorosa pero lealmente. Ningún intento debe hacerse de engañar a clientes, clientes potenciales, socios de negocio, competidores o a la comunidad de Inversionistas Socialmente Responsables como un todo. Sobornos, regalos, gratificaciones, etc. no deben ser entregados ni recibidos para obtener nuevos negocios. De vez en cuando el equipo de Vigeo-Eiris puede, de manera razonable, atender a sus clientes o clientes potenciales pagando una comida no onerosa. Se deberá mantener un registro de estos gastos de representación. Si un integrante del personal duda si alguna situación con un cliente cae en falta respecto al código de conducta debe hablarlo con el gerente en línea.

Trabajando con inversionistas y administradores de fondos

En estos casos un diferente gerente de cuenta debe tratar con cada grupo para evitar conflictos de interés.

Guía para fondos y producción de otras guías

La producción de la Guía de Fondos de Vigeo-Eiris debe mantenerse como responsabilidad del equipo de Desarrollo de Mercados, no del equipo de clientes, para evitar conflictos donde estemos analizando los fondos de nuestros clientes. Mientras que se mantendrá informado al equipo de clientes del desarrollo y metodología de la Guía, no se le permitirá influir. Se hará una excepción cuando determinado cliente desee utilizar la información para diferenciar entre las diversas ofertas de fondos en el mercado y haga comentarios como un usuario del servicio. El equipo de clientes puede contactar clientes u otros listados en la Guía de Fondos de Vigeo-Eiris para asegurarse que nuestros registros estén al día y sean precisos. De vez en cuando Vigeo-Eiris -particularmente el equipo de Desarrollo de Mercados- puede también efectuar otros análisis a su nombre o a nombre de sus clientes. Esto puede incluir evaluaciones de qué tan bien los administradores de fondos destinan la inversión responsable para caridad, planes de pensión u otros. En esos casos aplican las mismas reglas generales que para la producción de la Guía de Fondos.

Trabajando con Proveedores

  • Gratificaciones

En general, el personal no debe aceptar (ni ofrecer) regalos, servicios, descuentos, gratificaciones u otras ganancias de (o para) personas que mantengan tratos con Vigeo-Eiris. De cualquier manera puede haber excepciones donde el rechazar la aceptación pueda provocar ofensa, por ejemplo pequeños obsequios de valor simbólico. Si el personal tiene dudas de si debe aceptar un regalo después de revisar este código debe consultarlo con su gerente en línea. Debe mantenerse un registro de los regalos. Para regalos más substanciales como una caja de vino se adopta una política general para compartir o subastar los artículos donando el beneficio financiero a obras de caridad.

  • Política de Compras

Vigeo-Eiris tiene una política ética de compras. Está diseñada para cumplir el tipo de expectativas que muchos de los clientes de Vigeo-Eiris estarían dispuestos a apoyar si fuesen preguntados, minimizando así cualquier riesgo para la reputación de Vigeo-Eiris. Esta política debe ser acatada en todo momento.

Relaciones con Externos

  • Declaraciones Públicas

Las declaraciones públicas deben ser hechas únicamente por aquellos autorizados a hacerlas y de acuerdo a la política de medios de Vigeo-Eiris. Vigeo-Eiris ha designado a voceros hacia los medios que actúan completamente de acuerdo a las políticas hacia los medios. Cuando se delega a otros el hablar hacia los medios deben ser completamente asesorados en cuanto a lo que pueden y no pueden decir. Comentarios no autorizados que pueden ser interpretados representativos de visiones de Vigeo-Eiris no deben ser hechos por ningún miembro del personal.

Publicaciones

La producción de publicaciones debe siempre seguir el proceso de aprobación de publicaciones de Vigeo-Eiris para asegurar que la información está aprobada para su distribución pública.

Temas Organizacionales

  • Registros Personales

Todo el procesamiento de datos personales debe cumplir los términos y principios del Documento de Protección de Datos de 1998 (Ley de Protección de Datos Personales en México).

Información Confidencial

El trabajo del personal dentro de la organización tiene el potencial de adquirir información confidencial de las compañías, clientes, proveedores e individuos. La información confidencial no debe ser compartida afuera de Vigeo-Eiris sin consentimiento expreso de la organización/individuo involucrado. La información confidencial interna no deberá ser compartida más allá de lo requerido para llevar a cabo el trabajo. Una cláusula de confidencialidad separada está incluida en cada declaración de datos particulares de cada empleado.

Conflictos de Interés

Vigeo-Eiris está comprometido a no participar en ninguna actividad que pudiese crear un conflicto de interés inmanejable para la organización o individuos dentro de ella. Los pasos que Vigeo-Eiris toma para evitar y/o manejar los conflictos de interés está disponible a solicitud.

Mecanismos de denuncia

Vigeo-Eiris tiene una política de denuncia establecida que está disponible en una copia impresa del Gerente de Personal o en archivo electrónico en el tablero de noticias del personal.

Cumplimiento y monitoreo

El encargado del cumplimiento del código es el Gerente de Personal quien tiene la responsabilidad completa para su implementación, monitoreo y requerimientos de entrenamiento. Deben mantenerse registros de gastos de representación, regalos, tenencia de acciones y conflictos de interés declarados.

Este código debe ser incorporado como parte de los procedimientos de reclutamiento. Debe ser enviado a la atención de todos los candidatos e incluido en las especificaciones generales de la persona.

El código está considerado como parte de la declaración de los datos particulares del empleado. Se espera del personal que firme de aceptación para ser regidos por el código.

El cumplimiento y monitoreo será también revisado con el gerente en línea del empleado por lo menos una vez al año, pidiéndoles que declaren cualquier conflicto de interés potencial. El personal debe de cualquier manera declarar cualquier nuevo conflicto de interés potencial que surja después de que el cuestionario haya sido completado en el momento en que surja en vez de esperar al siguiente cuestionario anual.

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